5 шаблонов Google-таблиц для менеджеров
В профессиональном мире продуктивность бизнес-решений должна быть на высоте. Дмитрий Чернобровкин, эксперт по разработке информационных систем, рассказывает, как технологии и инструменты Google помогут вам стать более эффективным менеджером
Фото: Midjourney
Этот материал входит в новый раздел РБК Образование, где мы рассказываем о том, как развивать навыки, принимать взвешенные решения и двигаться по карьере осознанно.
Школа управления РБК — новый образовательный проект медиахолдинга, ориентированный на развитие руководителей. Встречаемся каждый четверг в 19.00 на онлайн-событиях, где вместе решаем сложные управленческие задачи.
Расписание и темы можно посмотреть здесь.
Сегодня эффективное управление стремится к оптимизации усилий с помощью универсальных подходов и шаблонов. Они позволяют не изобретать практики с нуля, а использовать для достижения результата уже накопленный в менеджменте опыт и стандарты.
Свои шаблоны и наработки должны быть у каждого менеджера, который занимается проектным управлением. Кроме оптимизации усилий шаблоны позволяют сократить количество человеческих ошибок в расчетах и формулах.
Одно из сообществ, которые осуществляют стандартизацию проектного менеджмента, — Project Management Institute (PMI), автор стандарта PMBOK — руководства по управлению проектом на каждом этапе жизненного цикла проекта.
В этой классификации есть 10 областей знаний управления:
- интеграцией проектов;
- объемом проекта;
- расписанием проекта;
- стоимостью проекта;
- качеством проекта;
- ресурсами проекта;
- коммуникациями проекта;
- рисками проекта;
- закупками проекта;
- заинтересованными сторонами проекта (стейкхолдерами).
Мы рассмотрим пять ключевых областей, где использование шаблонов особенно ценно: планирование задач, оценка работ, управление стейкхолдерами, управление командой и бюджетом проекта.
Планирование и диаграмма Ганта
Самый распространенный и востребованный формат представления плана работ в любом проекте — это диаграмма Ганта. Ни один проект не может обойтись без плана работ и его визуализации, которую можно будет обсудить со всеми участниками.
Проектный план и диаграмма Ганта отвечают за область управления сроками. Диаграмма Ганта позволяет визуализировать весь проект, включая сроки начала и завершения каждой задачи, их последовательность и связи. Еще диаграмма Ганта позволяет визуализировать план для оценки сроков выполнения, последовательности и параллельности работ.
Чтобы найти шаблоны диаграммы Ганта в Google-таблицах, воспользуйтесь поиском по ключевым словам: «диаграмма Ганта», «план проекта», Gantt chart, project plan. Вы получите шаблон, который позволяет автоматически рассчитать длительность работ (после заполнения списка задач и дат) и сделать их красивую визуализацию.
Оценка трудозатрат и расчет бюджета проекта
Структура работ и оценка трудозатрат позволяет определить, сколько времени и ресурсов необходимо для выполнения каждой из задач проекта. Однако сложно каждый раз проводить оценку, начиная таблицу с начала или корректируя шаблоны оценки предыдущих проектов.
Шаблон оценки трудозатрат можно подобрать с наиболее эффективным набором изначальных данных, формул расчета бюджета и затрат, а также с применением различной валюты и единиц.
Для этого можно воспользоваться поиском шаблонов в Google-таблицах, набрав ключевые запросы «оценка трудозатрат», detailed project budget, work breakdown structure.
Интересна тема статьи? Вступай в сообщество Школы управления РБК, чтобы осознанно строить карьеру руководителя.
Матрица стейкхолдеров
Матрица стейкхолдеров — незаменимый инструмент в управлении коммуникациями. В ней менеджер определяет всех ключевых участников проекта, их интересы и отношение к проекту, что позволяет разработать стратегию взаимодействия с каждым из них.
Матрица стейкхолдеров и управления коммуникациями помогает обеспечить внятное представление обо всех ключевых участниках проекта и их интересах, что помогает строить успешные стратегии взаимодействия и эффективно решать конфликты.
Чтобы найти шаблон в работе со стейкхолдерами и планом коммуникаций, воспользуйтесь ключевыми словами поиска «матрица стейкхолдеров», «матрица коммуникаций», stakeholders matrix.
Матрица RACI
Матрица RACI (RACI matrix) — это отличный инструмент управления проектами, который помогает четко определить роли и обязанности членов команды. Аббревиатура RACI расшифровывается как responsible (ответственный), accountable (подотчетный), consulted (консультируемый) и informed (информируемый).
Каждая роль в матрице четко определяет, кто выполняет работу, кто принимает ключевые решения, кто предоставляет консультации и кто должен быть уведомлен о ходе выполнения задач и результатах. Это обеспечивает высокий уровень контроля и отчетности, что способствует своевременному завершению задач.
Для поиска такого шаблона воспользуйтесь ключевыми словами поиска «матрица RACI» и RACI matrix.
P&L; проекта — бюджет, доходы/расходы
P&L; (Profit and Loss, или прибыль и убытки) — это ключевой финансовый отчет, который отражает доходы, расходы и прибыль (или убытки) компании или проекта за определенный период. Основные компоненты отчета включают доходы от основной деятельности, себестоимость проданных товаров, операционные расходы, прочие доходы и расходы, налоги, а также итоговую чистую прибыль.
Анализ P&L; позволяет менеджеру оценить финансовую эффективность, выявить области для улучшения и принимать обоснованные стратегические решения. Этот отчет предоставляет полное представление о том, как компании удается генерировать прибыль и управлять своими ресурсами.
Использование шаблона для расчета P&L; существенно сокращает трудозатраты на создание такого отчета с нуля и корректировку предыдущих экземпляров. Для поиска готовых шаблонов PNL можно воспользоваться поиском по ключевым словам «PnL проекта» или project PnL.
Важно найти баланс между гибкостью (универсальностью) шаблонов и тем, насколько они адаптированы под конкретные задачи. Основываясь на своем опыте использования шаблонов инструментов в проектном управлении, я рекомендую придерживаться необходимого минимума параметров, который повторяется в ваших проектах, не углубляясь в сложные формулы, расчеты и специфику.
Применение шаблонов — это лишь один из аспектов управления проектами. Реальность проектного управления в современном мире требует постоянного обучения, использования новых подходов и технологий, адаптации к изменяющимся условиям.